Как без проблем перевезти офис на новое место?

Не случайно появилась пословица: «Один переезд равен двум пожарам». По факту любое сложное действие, а таковым офисный переезд и является, имеет массу, казалось бы, мелких, но очень иногда неприятных моментов.

И так: помещение, где располагается ваш нынешний офис вам более не подходит. Почему? Причин бывает не мало: неудобное расположение, что вечно напрягает клиентов, которым в большом городе иногда довольно сложно объяснить, как найти «вот эту улицу, вот этот дом» или удорожание арендной платы от владельца. Или… Да разве все перечислишь? Короче, вам точно нужно новое помещение.

Допустим, ваша компания не очень большая, что естественно некоторым образом упрощает поиски искомого нового месторасположения. Нашли, посмотрели, вроде бы ничего, можно паковать вещи, вопрос решён? Как бы не так! Вам предстоит еще решить уйму различных вопросов. И первый из них – заключение договора аренды с владельцем. Тут множество «подводных камней». Например, в договоре указано возможность увеличения арендной платы. Вот тут нужно быть бдительным и четко оговаривать в какие сроки это предлагается делать, на какую сумму или процент от первоначальных цифр в договоре это будет делаться.

Главный совет – никогда не заключайте договор аренды, предусматривая расчет в условных единицах. Курс обмена иногда меняется не в лучшую для расчетов сторону и вы, конечно же, на этом можете здорово потерять.

Сейчас работа в офисе часто «привязана» к интернету. Следовательно, нужно за благовременно поинтересоваться, какого провайдера выбрать, чтобы и связь иметь надежную все быстро и что бы цены оказались не заоблачными. Вообще же, как уже говорилось, учесть придётся много факторов работы на новом месте. Вот скажем, достаточно ли удобно будет вам, сотрудникам, а также и клиентам парковаться возле нового офиса, не окажется ли, что от места возможной парковки придется довольно долго идти к вам в помещение пешком?

Не менее важно, какие соседи будут вести бизнес рядом с вами, не будут ли ваши и их клиенты мешать друг-другу в тесных коридорах и переходах. Сам офисный переезд представляет то еще приключение, если своевременно не позаботиться о правильной упаковке всех вещей, мебели, и оборудования, чтобы на новом месте быстро и без потерь все установить и отладить. Одному это сделать очень тяжело. Мой совет назначить координатора среди сотрудников, который будет отвечать за офисный переезд и будет на подхвате во всех вопросах.

Очень важно в суматохе не забыть разослать письма деловым партнерам и клиентам, сообщить о смене местонахождения офиса, указать новый адрес. Следует помнить, что на новом месте между сотрудниками вполне может возникнуть ссора из-за «рассадки». Кому-то не понравится, что сидеть придётся, предположим, в проходной комнате, кому-то из-за недостаточного освещения, слишком темно глазам. И так дале. Тут уж шефу придется применить весь свой опыт организатора чтобы на новом месте побыстрее создать рабочую обстановку.

И учтите: все, о чем шла речь выше, есть далеко не полный перечень возможных проблем. Всего в жизни некогда не учтешь, однако не следует по каждому поводу хвататься за голову с воплем: «Я знал, что так и будет!». Все в конце концов образуется.

*