Особенности выбора конференц-зала для мероприятий

Залы оборудованы специально для комфортного проведения встреч или мероприятий, аренда конференц зала в Киеве позволяет решить проблему размещения большого количества гостей.

Как выбрать конференц-зал

Начать поиск следует с определения четких требований, которым должен соответствовать зал. Обычно это размещение, вместительность, наличие оборудования (в зависимости от типа мероприятия), возможность перестановки, добавления новых мест.

1. Территориальное размещение. Будет ли вашей целевой аудитории удобно добираться до места, нужно учитывать, как далеко расположено метро и развязка наземного транспорта.
2. Теперь определите количество гостей, которые будут присутствовать на мероприятии. Это ключевой аспект выбора, важно обеспечить оптимальную посадку.
3. Заранее уточните, есть ли в зале большой телевизор, проектор, интернет, интерактивная или обычная доска, то есть проверьте все оборудование, которое может понадобиться. Иногда организаторы случайно арендуют зал, который не соответствует техническим требованиям мероприятия, что вызывает массу неудобств.
4. Проверьте качество подключения к интернету, особенно если вы будете проводить прямые трансляции.
5. Выбирайте по площади, учитывайте, есть ли возможность поменять размещение столов и посадки. Есть разные форматы залов: с посадкой как в кинотеатре, или за большими столами. В зависимости от типа мероприятия, выбирайте нужный.

Проверьте заранее, есть ли услуга кейтеринга, можно ли заказать в зал банкет или кофе. Задачей организатора мероприятия является обеспечение комфорта гостей, то есть, им должно быть удобно сидеть, у них должна быть возможность поесть, выпить кофе, воспользоваться туалетной комнатой.

Также гости должны иметь возможность удобно посетить мероприятие, и покинуть его без труда и проблем. Обязательно должна иметься возможность отдохнуть в перерывах, если заседание будет длительным. Для продолжительных конференций или семинаров лучше выбирать залы, где есть дополнительные помещения для отдыха и кухня.

Как проверить зал

Допустим, вы уже выбрали конференц-зал, теперь нужно проверить, насколько удобно будет участникам события.

1. Зайдите в туалет, проверьте чистоту и наличие предметов гигиены.
2. Проверьте, где находится ближайшее кафе, и смогут ли гости сходить пообедать в перерыв.
3. Проверьте микроклимат: летом в зале должно быть прохладно, зимой – тепло. Проверьте, работают ли кондиционеры и обогреватели.
4. Также проверьте наличие парковки возле здания и оцените ее размеры.

Помните, что самое эффективное мероприятие, даже с точки зрения ведения дел, это то, на котором гостям было комфортно.

Очень важно протестировать несколько моментов: проверить, как закрываются жалюзи и шторы, выключается свет, темнота нужна для показа слайдов, проверить микрофоны, колонки, все оборудование, включая самое незначительное. Также уточните, можно ли повесить на время действия свою рекламу, иногда это запрещено.

Цена аренды будет зависеть от размера помещения, его места расположения, оборудования. В стоимость входит некоторое оснащение, но за многие технические приборы придется платить отдельно. Этот момент тоже следует уточнить у арендаторов. Отдельно оплачивается оформление зала, установка дополнительных мест, организация кофе-брейков и обедов.