Наглядова рада як інструмент прозорості публічних закупівель

Державний оператор тилу (агенція, що здійснює тилове забезпечення Збройних сил України) готується до запуску наглядової ради. Метою створення цього колегіального органу є незалежний зовнішній нагляд і контроль за діяльністю держагенції.

Законодавча вимога впровадження корпоративного управління в державних органах фактично перетворила процес на формальну процедуру. Більше того, не всі наглядові ради показують свою ефективність. Звісно, кожен кейс можна розглядати окремо. Якщо ж узагальнити, то серед головних причин неефективності – уже згадана вище номінальна функція, невміння налагодити якісну взаємодію з менеджментом і чітко визначити ключові завдання, зміщений фокус зі стратегічних планів на "операційку", недостатній рівень кваліфікації членів наглядової ради. 

В умовах повномасштабної війни створити при агенції, що займається закупівлями для військових та оперує річним бюджетом у 96 млрд гривень, "формальну" наглядову раду було б не просто неефективною витратою ресурсів, а й реальною невдачею. 

То ж які функції має виконувати дієва наглядова рада, які приклади брати за бенчмарк та які завдання має виконувати наглядова рада при агенції, що забезпечує ЗСУ?

Коріння – у бізнесі, ідея – у прозорості й ефективності

Процес створення наглядових рад у публічному секторі України стартував близько 10 років тому. Ця практика запозичена з бізнес-середовища, і за роки існування та розвитку там вона довела свою ефективність. 

Навіщо компанії, яка має власний менеджмент, налагоджену структуру, спільні завдання та візію, долучати додаткових людей до своєї діяльності? По-перше, часто принцип "збоку видніше" справді працює. Наглядова рада – це фактично арбітр, який є неупередженим і здатен об’єктивно оцінити механізми роботи компанії.

Фахівці, які входять до наглядової ради, долучаються до розробки стратегії розвитку організації, надають профільні рекомендації, консультують щодо важливих рішень. Їхніми завданнями є оптимізація процесів і підвищення ефективності компанії.

Крім того, серед пріоритетів колегіального органу такого типу – унеможливити зловживання, зокрема щодо фінансування, мінімізувати корупційні ризики та підвищити прозорість організації.  

Коли наглядова рада справді працює, а не є формальною структурою, це відкриває нові можливості для компанії, зокрема й щодо забезпечення якісного стратегічного управління, використання світового досвіду та збільшення кредиту довіри до організації.

Наглядова рада & публічні закупівлі 

У 2021 році Організація економічного співробітництва та розвитку (OECD) опублікувала детальний огляд корпоративного управління державних підприємств в Україні. У документі з висновками й рекомендаціями фахівці наголосили зокрема на необхідності безперервної й активної взаємодії організацій із наглядовими радами щодо ключових стратегічних документів. За їхніми словами, двостороння підзвітність та інституціоналізований діалог між державою й наглядовою радою – ключовий аспект професіоналізації державної власності. 

Окремий акцент OECD зробила на функціонуванні колегіального органу такого типу при організаціях державної форми власності, що займаються закупівлями. 

"Наглядові ради державних підприємств (ДП) повинні забезпечити, щоб компанії впроваджували високі стандарти розкриття інформації та прозорості, особливо у сфері закупівель, та розробляли інтегровану систему управління ризиками під керівництвом комітетів з управління ризиками. Паралельно, наглядові ради повинні вдосконалювати системи внутрішнього контролю, заходи у сфері комплаєнсу та етики у відповідності до Керівних принципів ОЕСР щодо корпоративного врядування ДП", – зазначено у звіті OECD.  

Створення наглядової ради при "Державному операторі тилу" – крок, що відповідає міжнародним стандартам корпоративного управління. Це усталена світова практика забезпечення прозорості, зокрема й в оборонних відомствах. Повторюсь, бюджет ДОТ на 2024 рік складає 96 млрд гривень. Такий обсяг коштів вимагає максимально ефективного управління. 

Маємо приклад Австралії, де функціонує Комітет з чесності в обороні - незалежний орган для контролю за конфліктом інтересів у сфері оборонних закупівель. Рада з аудиту та інспекцій Південної Кореї наймає незалежних акторів для аудиту й спостереження за агенціями, що займаються закупівлями. Офіс Управління з безпеки оборони при Міністерстві оборони Великої Британії забезпечує ефективну роботу та відповідність дій відомства стратегічним цілям і завданням. Один із кейсів його роботи – контроль за витратами на озброєння та військову техніку. У 2020 році наглядова рада міністерства під час аудиту програми зброї виявила недоліки в управлінні фінансами та ресурсами. Це стало причиною проведення реформ у фінансовому управлінні, аби забезпечити більшу ефективність і відкритість у витратах. 

Запобіжник заангажованості наглядової ради ДОТ 

Створення незалежної наглядової ради при ДОТ було закладено ще на етапі розробки реформи закупівель МОУ як одна з ключових вимог задля забезпечення прозорості та ефективності роботи агенції. 

У середині березня ДОТ і громадська організація "Фонд експертної підтримки врядування та економічного розвитку" (EDGE) підписали Меморандум про співпрацю задля пошуку й відбору кандидатів до наглядової ради. Цим процесом займатиметься незалежна рекрутингова компанія за кошти донора (через програму підтримки Спеціального радника з питань оборони Посольства Великої Британії в Києві, що фінансується британським урядом).

Рекрутингова компанія сформує перелік потенційних кандидатів і передасть на розгляд Міністерству оборони України для обрання та затвердження членів наглядової ради.

Такий алгоритм формування складу наглядової ради є запобіжником заангажованості її членів. Відповідно, подальша діяльність – від визначення стратегічних цілей до консультацій менеджменту – має базуватися на принципах неупередженості, прозорості й нульової толерантності до корупційних проявів. 

Оскільки причиною неефективності наглядових рад є зокрема й погано побудована взаємодія з менеджментом компанії, ДОТ зі свого боку націлений на конструктивний діалог ще на старті роботи колегіального органу. Головні завдання – сформувати стратегічний план взаємодії та забезпечити необхідну відкритість і підзвітність. 

Від конфлікту інтересів до фінплану

Наглядова рада ДОТ буде складатися з п’яти членів – трьох незалежних і двох представників держави. Очолить її той, кого оберуть самі ж члени під час першого засідання.

До компетенцій наглядової ради буде належати, зокрема: 

• погодження проєктів стратегії агенції, а також фінансових планів; 
• затвердження в межах своїх компетенцій положень, якими регулюються питання, пов’язані з діяльністю агенції; 
• прийняття рішень щодо проведення аудиту, зокрема й призначення та припинення повноважень керівника підрозділу внутрішнього аудиту;  
• визначення форм контролю за фінансово-господарською діяльністю та ефективністю управління агенцією; 
• забезпечення запобігання, виявлення та врегулювання конфлікту інтересів керівника організації й членів наглядової ради; 
• формування антикорупційної політики та затвердження правил ділової етики. 

Скомпрометована (і частково не безпідставно) практика впровадження корпоративного управління в публічному секторі вимагає додаткових ресурсів для відновлення репутації такого механізму контролю, підвищення прозорості й ефективності. Це ще одне завдання майбутньої наглядової ради ДОТ. Водночас важливо, аби кожне "ми працюємо ефективно" було підкріплене реальними діями.

Державний оператор тилу – молода інституція, що з’явилася у відповідь на проблеми в системі забезпечення ЗСУ. Її реформування насамперед за принципами прозорості й максимальної ефективності – це пріоритет держави та ключове завдання ДОТ. Тож створення наглядової ради при закупівельній агенції з мільярдним річним бюджетом є спільним інтересом. 

Дмитро Бігунець, директор з управління ризиками та комплаєнс ДОТ